爱尔兰新员工第一次领工资前,税务上最关键的是把正确的个人公共服务号码交给雇主,并分清这是不是自己在爱尔兰的第一份工作。银行收款信息、入职日期和约定工资也要准备好,但这些信息各有用途;交齐银行信息,不代表税务登记已经完成。
银行账户决定工资汇到哪里,税务登记影响从工资里扣多少税。员工可能已经能正常收款,却因为雇主取不到税务机关的工资税通知而按紧急税方式扣税。因此,首次工资到手偏少时,要先看工资单上的税款,再判断是否真的少算了工资。
第一份工作,要由员工完成首次登记
这里的“第一份”包括首次在爱尔兰工作,并非只指人生中第一份工作。以前在中国工作过,刚到爱尔兰入职,也应按爱尔兰首次工作的流程处理。没有个人公共服务号码的员工,要先向社会保障部门申请号码,再注册税务机关的个人在线账户。
登记工作时,员工需要雇主的税务登记号码、开始工作的日期和发薪频率。雇主应主动提供自己的税务登记号码,不能只把一张内部入职表交给员工,就默认对方知道如何登记。员工填写的信息还涉及税务居民身份、预计全年收入等,不能由行政人员凭印象代填。
税务机关说明,完成登记后,员工通常可在2个工作日内查看税收抵免证明,同时会向雇主提供工资税通知。前者方便员工了解自己的税收抵免和税率档次,后者才是雇主计算扣税所用的信息。员工把证明下载下来留存,有助于发现自己的登记是否与实际工作相符。
如果员工以前已有爱尔兰的工作记录,后续新工作的登记通常由新雇主办理。员工仍要提供正确的个人公共服务号码,新雇主通过请求工资税通知等程序登记新雇佣关系。不能把首次工作的员工登记要求,机械地套给每一名跳槽员工。
收款资料和当月工资,也要分别说清
采用银行转账时,企业可以在入职表中收集账户持有人姓名和收款账号等银行所需信息,并核对姓名是否与员工身份对应。这是收款安排,具体字段取决于所用银行和支付方式,不宜把某张企业表格说成全国统一的法定材料清单。
工资计算还需要实际入职日、约定薪资和适用的出勤记录。比如员工在月中入职,人事人员要把合同上的开始日期及时交给工资人员,说明首月工资按什么约定计算。假设合同写的是每月固定税前薪资,银行账户里收到的则是扣税后的金额,两者本来就不应直接画等号。
对雇主而言,登记税务账户、维护工资系统、请求工资税通知和提交工资申报属于自己的工作。员工提供号码并不等于企业已完成这些步骤。税务机关明确要求雇主在首次发薪日前请求工资税通知,工资申报中也必须使用正确的开始日期。
如果截至发薪时仍取不到工资税通知,可能需要按紧急税规则处理。企业应告诉员工具体缺的是号码、首次工作登记,还是雇主的请求尚未完成,而不是笼统让员工“再交一次资料”。把缺项说清,员工才知道应去个人账户办理,还是等工资人员修正雇佣记录。
第一次发薪前,一份可用的入职记录应能对应到真实员工、真实开始日期、可收款账户和可用的税务通知。员工负责提供和完成自己那部分,企业负责完成雇主登记和工资计算;这几项相互衔接,首张工资单才容易解释清楚。
如果你正在考虑在爱尔兰招聘员工或开展全球雇佣,HireUp 可以为企业提供相关支持。欢迎联系 HireUp,结合团队当前的计划一起讨论下一步。